الدرس التاسع / وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع

سنكمل اليوم بإذن الله وظائف السكرتير ولكن هذه المرة بعد انتهاء الاجتماع ....

وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع :


1-اذا كان الاجتماع قد تم تسجيله بآلة التسجيل ( مسجل الصوت ) يتعين على السكرتير
إعادة كتابة هذا الاجتماع على مسودات ورقية ، تمهيداً لطباعته ..


2-عرض محضر الاجتماع في مسوداته على الرئيس ، تمهيداً للموافقة على طبعه
على الآلة الكاتبه..


3-كتابة محضر الاجتماع بشكل منسق ، مراعياً الأصول المتبعة في كتابة محاضر
الاجتماعات..

وفيما يلي نموذج لإحدى وقائع جلسات الاجتماعات :






4- بعد الصياغة النهائية لمحضر الاجتماع وطباعته يتم عمل نسخ كافية لتوزيعها
على الأعضاء الحاضرين والاحتفاظ ببعض النسخ منه في ملفات مخصصة لذلك ..


5- يتولى المتابعة لمدى تنفيذ القرارات السابقة التي سبق اتخاذها في كل جلسة من
جلسات الاجتماعات ..


6- عرض التقارير التي ترد دوريا وبشكل مستمر على رئيس الجلسة لمتابعتها والوقوف
على ماتم تنفيذه من القرارات التي اتخذت سابقاً ..


7-إعداد نماذج بيانية ، تتعلق بالمشاكل التي يتخذ فيها قرار بالرجوع إلى بعض
العاملين في المنشأة ، لسماع أرائهم فيها ، وإعادة عرضها على المسئولين لمناقشة

وجهات النظر واتخاذ القرار المناسب ...

أيضا سندرس وظيفة المدير أثناء الاجتماع ...

وظائف رئيس الجلسة أثناء الاجتماع له عدة وظائف هامة :

* إتاحة الفرصة لكل عضو لإبداء وجهة نظره في الموضوع المطروح للمناقشة

والتمتع بالهدوء الكامل والصبر عند سماع أراء الحاضرين ...

* تقديم الآراء بطريقة موضوعية تمهيداً لاتخاذ القرار المناسب في الموضوع المطروح للبحث ..

* تنظيم إبداء الآراء بحيث يُسمع المتحدث بدون مقاطعة ..

* التحلي بالحكمة وأن يُشعر الحاضرين بمقدرته وكفائتة على إدارة الاجتماع ..

*عدم الانفراد بالرأي عند اتخاذ القرار ..

* المحافظة على وقت الاجتماع ..

* يتعين على رئيس الجلسة أخذ فرصة للراحة أثناء الاجتماع....

* * * *

يعتمد نجاح الاجتماع على خبرة وكفاءة رئيس الجلسة وثقة الحاضرين في خبرته الإدارية ...

الدرس العاشر / الاتصالات

أعتذر على تأخري اليوم في اعطاء الدرس بس والله عندي امتحنات وكنت مشغولة ..

المهم اليوم راح نتناول آخر فصل وهو فصل الاتصالات وسندرسه بشكل خاص

( في الشركات ) وبشكل عام ( في حياتنا اليومية ) والأخيرة إضافية من عندي

من أجل أن تعم الفائدة ...

تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات ...

وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام جدا ً

لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي مهمة من الواضح

أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ..

** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين

75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 % من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة

و 35 % في التحدث و 50% في الإنصات ...

ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته

وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني ..

ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس

على أن الإشارات المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم

يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ...

ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة الانصات

ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ،

فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً كافة التفصيلات الدقيقة

للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من

الكفاءة والمرونه ..

أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-

تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة

والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم

في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين

بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من

المتعاملين ...

لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية

للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ...

أنواع الاتصالات :

هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي :

الانصات الحدي ..

الانصات التقيمي ...

الانصات الاسقاطي ..

الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم

المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع

الإنصات كاملا ً لما سيقال في الاجتماع...

الانصات التقيمي: يقوم بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم

على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...

وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من

المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع

والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى ..

الإنصات الإسقاطي: ويتم الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم

موقفه وقصده .. فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه

محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث

ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..

×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم

ووعى ما قيل له .ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص

استمع وفهم ووعى ما قيل له .

ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ،،

لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثلا

ً حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال

المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان عندما يحس

بغمزه في معدته ...

في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة

هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..[ وهذا هو سبب الاستياء في العمل لأنهم

لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية

والنفسية ]..

إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل

"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء

للواجبات والمسؤوليات ...

وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد

فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس

حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ، أي قول

فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح

فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""

* و يمكن تعريف الاتصال على أنه :

عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد على التفرقة

بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ..

منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ،

ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن

أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى

العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا

يكون صحيحاً ....

إذن :-فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،

وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو

الكاتب ، وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم ...

الدرس الحادي عشر/ أنواع الاتصال في المؤسسات

أمثلة على الاتصال في المؤسسة :

عمل مندوب البيع ما هو إلا نقل المعلومات إلى الغير ، أي أن لعملاء والشركة

والإعلانات في موقف اتصال ، وسجلات إدارة الحسابات كلها أعمال وجميع نواحي حفظ

السجلات والتصميمات وأعمال السكرتارية كلها أعمال اتصال ...

النقاش الحاصل بين رجال الشركة في مشكلة ما يُعد اتصالاً ...

الكتابات والقراءات تمثل اتصالاً ... ومن المعلوم أن المدراء يقضون جل أوقاتهم

في تلقي وإرسال المعلومات أكثر من اتخاذ القرارات ........

الاتصال الرسمي

معلوم مسبقاً أن الإدارات عموماً تسير على شكل هرم بمعنى أنه لا ينتقل قرار ما من

المدير إلى أصغر عامل في الإدارة وإنما بالتدرج الهرمي من المدير إلى الأقل فالأقل

حتى الوصول إلى الشخص المعني .. وإن الغرض من التدرج الهرمي في المنظمة هو

تسهيل تحكم شخص واحد أو مجموعة صغيرة من الناس في نشاط مجموعة كبيرة من

العاملين ...

لكن هناك حدودا ً لعدد المرؤوسين الذين يستطيع شخص واحد الإشراف عليهم بفاعلية ،،

وعلى ذلك كلما زاد عدد الأشخاص في المنظمة كلما زاد عدد مستويات الإشراف المطلوبة

ويتضح أثر ذلك على عملية الاتصال ...

إذا فرض (أ)في قمة المنظمة و(ه) في قاعدتها وبينهما على الترتيب

( ب ، ج ، د) وبالتالي يعتبر ( ه ) مسئولاً أمام (د) ويتصل (د) برئيسه (ج)

الذي يتصل مع ( ب) والأخير مع ( أ ) ... وهنا يسير العمل بانتظام و إتقان ...

الاتصال والتنسيق

إن للاتصال دوراً هاماً في تنسيق الجهود ، ولكي يتم التنسيق بين أفراد الفرق

بفاعلية يجب أن يعرف كل عضو سلوك جميع الأعضاء الأخرين كأساس لتحديد سلوكه

وعلى ذلك فإن معنى التنسيق الأكبر عمقاً ليس الترتيب الميكانيكي لأشياء متحركة

بذاتها يطلق عليها أعضاء المنظمة بل يجب أن تتاح للشخص معلومات كافية حتى ينسق

أعماله مع الغير بفاعلية وهذا هو المعنى الأهم للتنسيق وصلته الأساسية بالاتصال ...

وتعتبر طريقة الاشراف التي تحقق نماذج مناسبة للسلوك في المنظمة أحد الشروط

الضرورية لعمل الفريق إلا أنها تعمل على ربط الشخص بالمنظمة بصفة عامة ولا تواجهه

بدرجة كاملة الى الأشخاص المعنين الذين سيعمل معهم في علاقة فريق فهو

يحتاج الى معلومات أكثر وتأتي هذه المعلومات عن طريق الاتصال الكثيف بين

أعضاء الفريق قبل اتباع طريق عمل ، وهذا يشير إلى أساس فكرة المؤتمرات ...

حيث تعتبر إحدى طرق المشاركة في المعلومات قبل القيام بفعل ما ...

الاتصال الغير رسمي

مهما بلغت دقة نظام الاتصالات المنظمة فإنه يكتمل دائماً بالطرق غير الرسمية

التي تتدفق عبرها المعلومات والأوامر والنصائح ......

ويقوم نظام الاتصال الغير رسمي على العلاقات الاجتماعية بين العاملين بالمؤسسة ...

الدرس الثاني عشر / معوقات الاتصال
لقد تعلمنا سوياً ماذا نعني بكلمة اتصال وتعلمنا أنها لا تعني أن يسمعك الأخر فقط

بل أن يستجيب معك ويتفاعل وتصل المعلومه له بالشكل الصحيح ويستوعبها

هنا وهنا فقط نقول أننا قمنا باتصال جيد....

ولكن هناك مايعوق هذه العملية ويجعلها صعبة تعال معي لنتعرف معاً على معوقات الاتصال ...


هناك أسباب تؤدي إلى الحد من فاعلية الاتصال في المنظمة ومن بين هذه

المعوقات مايلي :


1- إن الشخص يسمع ما يتوقع سماعه :

يتحدد ما يسمعه أو يفهمه الشخص عندما يتحدث اليه شخصاً آخر فهو يسمع

ما يخبره ذهنه أنه قد قيل له بدلاً من سماع ما يقال له فعلاً وهو قد يكون الشيء

نفسه أو شيئاً مختلفاً عنه تماماً أو قد يكون لدى الشخص اعتقاد مسبق بما يعنيه

الغير وعند سماعه لشيء جديد يحاول ربطه بشيء مماثل خبره في الماضي ..

وكثيراً ما يقاوم الشخص التغير ويميل إلى رفض الأفكارالجديدة خصوصاً اذا

ما تعارضت مع ما يؤمن به ويحللها ...

2-للشخص إدراكه الخاص :

يترجم الناس الشيء نفسه بطرق مختلفة كلاً على حسب خبرتهم السابقة ...

مثال : ( ضحك الطالبات في الفصل أثناء الشرح )

فبعض المعلمات تأخذ هذا الضحك من باب الاستهزاء والسخرية بالمعلمة ذلك لأنها

لا تثق بما لديها وربما لأن وضعها في العمل غير مستقر ...

وهناك معلمات تأخذ هذا الضحك على انه إهمال وإضاعة للوقت في الوقت الذي

يجب أن تكون الطالبة جادة ومهتمة قي الشرح ....

3-تقيم الشخص للمصدر :

إن الشخص يأخذ المصدر أو المتحدث من ناحية مدى الاعتماد عليه

كمصدر لنقل المعلومات ...

4- عدم الاهتمام بالمعلومات التي تتعارض مع ما يعرفه المستمع :

تفشل الاتصالات أحياناً في تحقيق الأثر المطلوب لأنها تتعارض مع المعلومات

التي في حوزة المرسل إليه .....

فرضاً : ( قد يتجاهل الشخص ادعاء الادارة بأن العمل الجاد يؤدي للترقية

ذلك لأنه يعلم أن الترقيات في هذه المؤسسة تتم في الحقيقة على أساس الأقدمية

أو بعض الحسابات )

5-الكلمات تعني أشياء مختلفة :

ربما كلمة أرباح تعني للادارة شراء معدات جديدة والزيادة في تطوير الشركة

وانتاجها وخلق فرص عمل جديدة ....

فالإدارة إذن ترى كلمة أرباح وسيلة لتحقيق غاية ما .. بينما العاملين يعتبرون

كلمة أرباح أموال فائضة متجمعة يجب صرفها عليهم ..

6-الألفاظ ذات دلالة معينة ..

7-تأثير الحالة النفسية للمستمع على تقبله لما يسمع :

عندما يكون الشخص قلقاً وغير آمن أو خائفاً فإن ما يسمعه أو يراه يكون

أكثر تهديداً عما لو كان آمناً ويعيش في سلام مع العالم ...

وبحيث الشيء نفسه عندما يكون الشخص غاضباً أو مكتئباً فقد يرفض في الحال

ما قد يبدو في حالة أخرى معقولاً أو فكره سليم...


8-سوء فهم المستمع للموقف :

من الصعب فهم المعلومات التي تقع خارج نطاق خبرة الشخص مهما كانت طريقة

عرضهاسلسة وواضحة ...

الدرس الثالث عشر : وسائل الاتصال

درس اليوم بسيط سنتعلم فيه ماهي وسائل الاتصال

( خاص بالمؤسسات والشركات ( أي مجال العمل ) وربما يحدث في الحياة العامية

ولكنه بنسبة ضئيلة من وجهة نظري ) والآن مع الدرس ...

يمكن اعتبار أن المؤسسة تتكون من عدد من نظم الاتصال المرتبطة بعضها ببعض

وقد يكون الاتصال في اتجاه واحد فقط مثلاً من أعلى إلى أسفل أو من أسفل

إلى أعلى أو قد يكون في الاتجاهين في الوقت ذاته ..

وهناك أيضاً الاتصال الأفقي الذي يشير إلى تدفق المعلومات "" إرسال و استقبال ""

بين الإدارات أو المسئولين لذين يعملون عند مستوى واحد في المؤسسة

وهذا النوع من الاتصال أساسي جدا ً في نجاح أي مؤسسة لأنه

بدون ذلك لا يمكن التنسيق بين نواحي نشاط الوظائف المختلفة مثل

الإنتاج أو التسويق أوالتمويل ..

ويتم الاتصال في اتجاه واحد من أعلى إلى أسفل بالوسائل التالية

مع ملاحظة أنها غير كاملة رغم أهميتها،

لأن تدفق المعلومات إلى أعلى ضروري أيضاً وهي :

* المذكرات المكتوبة * التقارير المنشورة

* لوحات النشر * المنشورات

* المحاضرات والأحاديث * الاجتماعات


أما الاتصال من أسفل إلى أعلى فيمكن أن يتم عن طريق :

* المناقشات الجماعية .

* الشكاوى

* الاقتراحات

* التنظيم الغير عسكري

* الاتصال غير المباشر على مختلف المستويات .

* دراسة وجهات نظر العاملين

* المعلومات المحاسبية والتقارير الإحصائية ...

الدرس الرابع عشر : مقومات الاتصال الجيد

لكل بداية نهاية .. ولقد حانت لحظة وداعي لكم أحبائي فهذا هو الدرس الأخير

لدورة السكرتارية ...

درسنا لهذا اليوم سيعالج كيفية انشاء اتصال جيد ... لنبدأ الدرس معاً ..

هناك عدة عوامل تساعد في تحقيق الاتصال الجيد و هي :

1-ينبغي أن يكون خط الاتصال واضحا وان تعرف حدود السلطة :

طريقة ذلك هي إعلان التعيينات الرسمية وواجبات كل شخص والخرائط التنظيمية

وفوق كل ذلك تحقيق دوام النظام إلى الحد العملي ...


2-يجب أن يكون هناك خط اتصال رسمي محدد لكل عضو في المؤسسة :
وهذا يعني أن كل شخص يجب أن يتصل بشخص معين ( الاتصال في اتجاه واحد )

وأن كل شخص يجب أن يكون مرؤوسا لشخص معين ( الاتصال في الاتجاه الآخر )

وبمعنى آخر يجب أن يكون لكل شخص علاقة رسمية محددة بالمنظمة ...


3-يجب أن يكون خط الاتصال مباشراً وقصيراً قدر الإمكان :

إن الاتصالات الرسمية تكون في الغالب في شكل كتابي أو شفهي وتعتبر اللغة

كوسيلة للاتصال محدودة ومعرضة لسوء الفهم ، وتكون كثير من الاتصالات بدون إعداد ..

وحتى المعدة منها تكون بحاجة إلى تفسير ...

** ملاحظة مختصرة وهامة **

سرعة الاتصال تكون أقل كلما زادت المراكز التي يمر بها هذا الاتصال ..

وعلى ذلك كلما قصر خط الاتصال كلما زادت سرعة الاتصال وقل احتمال الخطأ ....


4-أن يكون خط الاتصال كاملا :
وهذا يعني ان اتصالا من رئيس المنظمة إلى القاعدة ينبغي أن يمر بجميع مستويات

الاتصال ، وهذا ضروري لتفادي الاتصالات المتعارضة التي قد تحدث اذا كان هناك تجاوز

في خط الاتصال ..

5-الأفراد على درجة كبيرة من الكفاءة :

ويقصد بذلك المقدرة التامة فيما يتصل بعمل المؤسسة ، لأن وظيفة مركز الاتصال

في المؤسسة ترجمة الاتصالات الداخلة بخصوص الظروف الخارجية وتقدم العمل

والنجاح والفشل إلى اتصالات خارجية في شكل أعمال جديدة وخطوات تمهيدية

وغيرها تشكل جميعها حسب الأهداف النهائية والحالية للمنظمة .........


أخيرا /

يجب على الإدارة أن تكون على علم بالعوامل الاجتماعية في المؤسسة لكي تحقق

الفاعلية من الاتصالات وأن تحاول اختيار الأفراد الذين يميلون إلى التآلف مع المناخ

الوظيفي السائد بالمؤسسة ويمكن أن يتم ذلك عن طريق برامج التدريب التي تقدمها

المؤسسة ...

هذا للسكرتاريه

الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير

1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
2 الثقافة

.
3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.

.
2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
3 اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.

:
1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.

1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.

:
1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.

:
1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.

.
1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.

:
1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.

1 جمع البيانات.
2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.

1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل


*

--------------------------------------------
7- من أهم أنواع الاتصالات الإدارية:

- من مراحل اتخاذ القرارات مايلي:

17- المدير الناجح هو الذي :

18- عندما تقترح الإدارة خطة جديدة فان الواجب هو :

19-أهم الشروط في التفاوض الناجح هو أن :

20- أهم ميزة للعمل الجماعي:

22- التخطيط هو :

23- عندما يطلب منك المدير تقرير عاجلا فاني :

24- عند تجهيزك لمحاضرة او عرض طله منك المدير :

26- فريق العمل يتكون من :

27- وأنت تعمل كمدير لدائرة ما ، المقابلة الشخصية للمرشح ضرورية حتى:

28- شؤون الموظفين باللغة الانجليزية تعني :
A- Food Services
B-personnel Department
C- Accounting Department
D- Housekeepingdepartment

29- أنت تعمل مدير وأردت ان تعقد اجتماعا فما الواجب عليك :

30- عندما تكون مفاوضا ناجحا فأنت :

=============

1.مواصفات السكرتيرة الشخصية حسنة المظهر،سريعة البديهة،...
2.السكرتيرة الإدارية تستقبل المراجعين وتوجههم للأقسام الطبية و...
3......
4.....
5.الحاجب هو الذي يقوم بالأعمال الأدارية سابقاً في عصر ....

:
1.توبخيه