السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
بسم الله الرحمن الرحيم
خطوات دمج المراسلات
الخطوة (1) : تحديد نوع المستند .
المستند الأساسي : انقر الزر إنشاء سينسدل بقائمة تحتوي على الآتي :
1- رسائل نموذجية : كالخطابات مثلاً والتهاني ، وغيرها ، سيتم وضع سجلات مصادر البيانات لكل سجل مع نسخة من الرسالة في صفحة واحدة .
2- بطاقات عنونة بريدية : سيتم وضع سجلات مصادر البيانات لكل سجل مع نسخة من الرسالة في صفحة واحدة .
3- مغلفات : لإنشاء مغلف .
4- نشرة مصورة : سيتم وضع سجلات مصادر البيانات مع النشرة في صفحة واحدة .
استعادة إلى مستند word عادي :
هذا الخيار (غير نشط) في الوقت الحالي لكون المستند إلى الآن لا يعد مستند دمج مراسلات ولكن بعد ذلك سيكون نشطاً ليمكنك من التراجع عن المستند الذي قمت بإعداده لدمج المراسلات ، من مستند دمج مراسلات إلى مستند word عادي .
أياً ما اخترت من القائمة ، فستنبثق لك رسالة تخيرك بين إجراء الدمج على المستند الحالي الإطار النشط أو مستند جديد مستند أساسي جديد ، أياً ما اخترت منهما فسيقوم word بإظهار زر تحرير ، وتنشيط زر الخطوة الثانية مصدر البيانات .
إذا اخترت الإطار النشط سيفهم word أنك تريد استخدام المستند الحالي للدمج ويقوم بتنشيط الزرين تحرير ، ومصدر البيانات ، وإذا اخترت مستند أساسي جديد ، سيقوم word بإنشاء مستند جديد لتضع فيه ما تختاره من الخطوة الأولى .
إذا احتجت إلى تحرير المستند قبل إكمال عملية الدمج انقر زر تحرير ليقوم word بإغلاق نافذة مساعد دمج المراسلات ويعود بك إلى المستند الحالي لتحريره مصطحباً معه شريط أدوات دمج المراسلات ، وبإمكانك الرجوع إلى نافذة مساعد دمج المراسلات مرة أخرى لإكمال عملية الدمج من خلال نقر زر مساعد دمج المراسلات في الشريط .
الخطوة (2) : تجهيز البيانات .
مصدر البيانات : وتعني من أين يأخد معالج دمج المراسلات بياناته ليدرجها في كل نسخة . انقر زر إحضار البيانات ستنبثق قائمة بالطرق المتاحة المتنوعة لمصدر البيانات التالية :
1- إنشاء مصدر البيانات .
2- فتح مصدر البيانات .
3- استخدام دفتر العناوين .
4- خيارات الرأس
الطريقة الأولى لمصدر البيانات :
إدخال مباشر في خانات دمج المراسلات (إنشاء مصدر البيانات) :
إذا اخترت هذا سيقوم word بإنشاء مصدر بيانات من خلال معالج دمج المراسلات ، وهو هنا ما ستقوم باعتماده في هذه النافذة والتي ستجد فيها قائمة بعنوان أسماء الحقول في صف الرأس ، هذه الحقول عبارة عن صفوف ستقوم في الخطوة الثانية بتعبئتها بالأسماء والعناوين كما اخترت من الحقول .
* لحذف حقل لا تريده أن يكون من ضمن مصدر البيانات ، فمن قائمة أسماء الحقول في صف الرأس ، قم بتحديده ثم انقر زر إزالة اسم الحقل .
*
لإضافة حقل جديد كما ترغب ، اكتب اسم الحقل الجديد في خانة اسم الحقل ثم انقر زر إضافة اسم الحقل .
* لتقديم أو تأخير حقل ، حدد الحقل في القائمة أسماء الحقول في صف الرأس ثم انقر زري تحريك .
1- انقر زر موافق ، سيقوم word بفتح نافذة حفظ باسم لتحفظه باسم جديد ، ثم يعود إليك برسالة منبثقة بها زران تحرير مصدر البيانات و تحرير المستند الأساسي .
2- اختر تحرير مصدر البيانات ليفتح لك نافذة نموذج بيانات وبها الحقول التي تم اختيارها ، وهذه الحقول تكوِّن بمجموعها سجلاً واحداً أي صفاً واحداً يحمل بيانات شخص واحد مثلاً ، ومن خلالها تستطيع القيام بالآتي :
*السجل هو عبارة عن بيانات شخص واحد ، مثلاً (الاسم ، العمر ، التخصص)
- إضافة سجل جديد : إضافة سجل جديد لإضافة بيانات شخص جديد .
- حذف : حذف سجل موجود .
- استعادة : التراجع عن التغييرات التي أجريتها في البيانات .
- بحث : البحث عن البيانات في حقل معين ، اكتب ما تريد البحث عنه في النافذة المنبثقة .
- عرض المصدر : يفتح لك word مستنداً جديداً يضع فيه جدولاً بالبيانات التي اخترتها مصطحباً معه شريط أدوات خاص هو شريط أدوات قاعدة بيانات .
* من خلال هذا الشريط تستطيع عمل ما يلي :
- فرز تنازلي : ترتيب الأسماء تنازلياً من 9 إلى صفر ومن الياء إلى الألف ومن Z إلى A .
- فرز تصاعدي : ترتيب الأسماء تصاعدياً من صفر إلى 9 ، ومن الألف إلى الياء ، ومن A إلىZ .
- نموذج بيانات : الرجوع إلى نافذة نموذج بيانات لإدخال اسم جديد .
- إدارة الحقول : إضافة حقل جديد .
- إضافة سجل جديد : إضافة سجل جديد لكتابة أسماء جديدة في الجدول مباشرة .
- حذف سجل : حذف سجل موجود .
- البحث عن سجل :البحث عن سجل لحذفه أو التعديل فيه .
- المستند الأساسي في دمج المراسلات : الرجوع للمستند الأصلي .
- إدراج قاعدة بيانات : (سنتحدث عنها في حينها) .
* الطريقة الثانية لمصدر البيانات :
جلب البيانات (فتح مصدر البيانات)
إذا اخترت هذه الطريقة سيقوم word بفتح نافذة فتح مصدر البيانات :
عند اختيارك لفتح المصدر يظهر word رسالة مفادها أنه لم يجد حقولاً للدمج وينقلك لمستند الدمج لكي تدرج حقول الدمج ، لا تكترث لهذه الرسالة ، إن word محقٌ في هذا فإننا إلى الآن لم نقم بإدراج حقول الدمج في المستند .
أنواع مصادر البيانات :
سأعرض إلى بعض أهم أنواع المصادر والشائعة منها :
* word :
سواء كان مستنداً أو قالباً ، وهو المصدر الافتراضي في نافذة فتح مصدر البيانات في قائمة أنواع الملفات All word Documents *.doc *.dot.
قد تكون البيانات في جدولٍ ، يعتبر Word الصف الأول في الجدول عناوين للحقول وما بعده من الصفوف يعتبرها إدخالات هكذا :
الاسم اللقب
أحمد الحربي
عبد الله القحطاني
خالد الشمري
* قاعدة بيانات آكسس Ms Access :
اختر من نافذة فتح مصدر البيانات في قائمة أنواع الملفات Ms Access DataBases*.mdb *.mde ، ثم اختر القاعدة المطلوبة ثم انقر موافق ليعرض لك word نافذة بعلامتي تبويب جداول ليعرض لك جميع الجداول في القاعدة ، و استعلامات ليعرض لك جميع الاستعلامات في القاعدة ، اختر منها ما تريد أن يكون حقول دمج ، إذا كنت تعرف كيف تستخدم قاعدة بيانات آكسس فهذا جيد .
* إكسل Excel :
اختر من نافذة فتح مصدر البيانات في قائمة أنواع الملفات MsExel Wordsheets(*.xls) ، مع الإكسل يعتمد معالج دمج المراسلات الصف الأول كأسماء حقول ، وباقي الصفوف سجلات بيانات .
* ملف نصي Text :
اختر من نافذة فتح مصدر البيانات في قائمة أنواع الملفات Text Files(*.txt)، وهنا لا بد من اختيار المحدد ( فاصلة أو Enter ) ... الخ .
* استعلام مايكروسوفت Microsoft Query :
من نافذة فتح مصدر البيانات في قائمة أنواع الملفات انقر الزر MS Query ... ، ليفتح لك برنامج Microsoft Query لتختار نوع قاعدة البيانات ومن ثم تنفذ عليها الاستعلامات التي تكون فيما بعد حقول دمج (طبعاً هذه لمن يحسن التعامل مع قاعدة البيانات ويعرف لغةSQL ) .
العرض العادي
